segunda-feira, 19 de novembro de 2012

O plano de backup


E se nesta imagem em vez de 3 trabalhadores, tivesse 2 trabalhadores?
Na minha perspectiva, o 3º trabalhador (seja ele qual for) é aquele que faz com que a tarefa seja cumprida (passar para o outro lado). Apenas com 1 ou até 2 trabalhadores seria difícil tornar esta tarefa bem sucedida.

Como é que passamos esta imagem para o contexto organizacional?
Seja qual for o projecto, o plano ou a tarefa, é sempre importante ter o chamado the backup plan.
E este em termos de "tarefas x pessoas" pode ser designado de RACI Matrix.



O que é o RACI Matrix?
É uma matriz que descreve a participação de diferentes intervenientes para completar e entregar tarefas para um determinado projecto ou processo. Serve para clarificar responsabilidades e papéis através dos diferentes departamentos e/ou funções.

Responsible (responsável) - são aqueles que são responsáveis por fazer a tarefa.
Accountable (aprovador) - são aqueles que gerem e aprovam a tarefa e garantem a sua entrega.
Consulted (consultor) - são aqueles que são experts na matéria e que dão a sua opinião.
Informed (informado) - são aqueles que são informados acerca do progresso da tarefa.


Como fazer um RACI Matrix?
1. Identificar todas as tarefas para completar um processo e listá-las.
2. Identificar os papéis (R, A, C ou I) necessários para cada uma das tarefas. 
3. Identificar todos os intervenientes/pessoas possíveis para estas tarefas ou processo e correspondê-los a cada um dos papéis (fazer em conjunto).
4. Para cada tarefa assegurar um (ou mais) Responsável e apenas um Aprovador.
5. Discutir e partilhar a matriz antes de a pôr em prática.

Com esta ferramenta podemos assegurar:
- uma comunicação clara;
- o cumprimento das tarefas;
- um recurso ou uma salvaguarda para cada tarefa (mais do que um responsável) - plano de backup;
- que os papéis de cada interveniente são claros e conhecidos pelo próprio e por todos.


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