Costumo dizer que para executar estão cá os sistemas e para pensar estamos cá nós.
Tarefas que envolvam um certo automatismo, repetição, verificação e que necessitem de pouca estratégia ou criatividade podem ser executadas pelos computadores de hoje e seus sistemas. A parte do "pensar como fazer" e "como chegar lá" compete a nós, seres pensantes e capazes.
A regra é automatizar ao máximo as nossas tarefas, principalmente as administrativas, de modo a que o nosso tempo seja dedicado a criar e não a executar.
De forma a reduzir esta carga de trabalho manual existem diversos sistemas.
Quais são os sistemas mais utilizados em RH e quais as suas vantagens?
Recrutamento
- Sistema de gestão de candidaturas (gestão de vagas e candidatos, respostas em tempo útil, pesquisas de perfil, CRM do candidato)
- Sistema de referências (pool de potenciais candidatos de uma fonte segura)
Administrativo
- Payroll (tipicamente SAP: dados e historico dos colaboradores, desde dados pessoais, salário, posições, ...)
- Sistema de gestão de arquivo (acesso fácil a todos os documentos de forma electrónica)
- Sistema de registo de tempos (horários, férias, absentismo, picagens)
- Portal do colaborador (forma do colaborador ter acesso aos seus dados pessoais e de os poder alterar com poucos formalismos)
Formação
- Sistema de gestão da formação (registo e histórico de toda a formação dada ao colaborador)
Outros
- Sistema de registo do desempenho (pode ou não estar integrada no sistema de formação, uma vez que a avaliação a um colaborador poderá pressupor formação)
- Sistema de gestão de benefícios
- Excel (permite fazer tudo aquilo que os sistemas não por vezes não fazem, seja devido à sua parametrização, a fontes de dados distintas, etc.)
E é claro que sem estes sistemas nunca poderíamos ter os nossos KPIs.
Aqui também surge outra questão, a gestão de dados e saber analisá-los, já discutida aqui.
Como conclusão e referindo também o teaser do Dilbert, a intenção deste post é chamar a atenção que os sistemas existem e que eles podem fazer a maior parte das nossas tarefas administrativas. Eles estão cá para facilitar-nos a vida e não dificultar.
Cabe a nós procurar os melhores sistemas e upgrades.
É um investimento que certamenfe terá o seu retorno (ROI).